Kundportal

Det här ser och gör kunder inne i sin egen portal.

Lästid
6 min
Roller
SuperadminAdminKund
Relaterade processer
Kundfeedback → Beslut
Relaterade begrepp
KundKundfeedbackKundinitierad aktivitet
Senast uppdaterad
Version
v1.0

Översikt

Kundportalen är kundens arbetsyta i Care & Connect.

Kundportalen är kundens arbetsyta i Care & Connect.

Syftet med portalen är att kunden ska kunna:

  • Se kandidater som delats
  • Se ansökningar som delats
  • Ge återkoppling
  • Begära möten
  • Skriva kommentarer

utan att behöva tillgång till det interna ATS-systemet.

Kundportalen är medvetet enkel.

Kunden ska snabbt kunna förstå:

Vilka kandidater väntar på mitt beslut?

och

Vad behöver jag göra nu?

  • Se kandidater som delats
  • Ge återkoppling och begära möten
  • Skriva kommentarer utan tillgång till ATS
  • Förstå vad som behöver göras nu

Mål med kapitlet

  • Förstå vad Kundportalen är och varför den är medvetet enkel.
  • Veta vem som använder portalen och exakt vad kunden ser och inte ser.
  • Kunna förklara hur kunden loggar in och vad som händer efter inloggning.
  • Förstå alla feedback-val kunden kan göra och vad systemet gör automatiskt.
  • Känna till statusindikatorer, SLA och påminnelser i portalen.
  • Som rekryterare kunna introducera och skapa nya kundanvändare på rätt sätt.

Kundens beslutsflöde

Denna process förklarar hela kundportalens syfte på några sekunder: en kandidat delas, kunden granskar och fattar ett beslut.

Kundens beslutsflöde

Kandidat delas

Rekryteraren delar en kandidat

Kunden granskar

Kunden tittar på kandidaten

Intresserad

Kunden vill gå vidare

Begär möte

Kunden vill träffa kandidaten

Fortsätt dialog

Dialogen med rekryteraren fortsätter

Inte aktuell

Kunden vill inte gå vidare

Vem använder Kundportalen?

Vem använder Kundportalen?

Kundportalen används endast av:

Kunder har inte tillgång till:

De ser endast det som delats med deras organisation.

Vad ser kunden?

Kunden ser endast:

  • Delade kandidater
  • Delade ansökningar
  • Feedbackhistorik
  • Egna kommentarer
  • Egna jobb

All information är begränsad till den egna organisationen.

Säkerhet

Varje kundanvändare är kopplad till en specifik kund.

Det innebär att kunden:

  • ✅ Kan se egna kandidater
  • ✅ Kan se egna jobb
  • ✅ Kan lämna feedback

Men inte:

  • ❌ Se andra kunder
  • ❌ Se hela kandidatdatabasen
  • ❌ Se interna anteckningar
  • ❌ Se interna analyser

Tips

Om en kund säger:

"Jag hittar inte kandidaten"

är den vanligaste orsaken att kandidaten ännu inte har delats.

Vad är Kundportalen?

Kundportalen är kundens egen vy i Care & Connect. Den ger kunden tillgång till det som delats med deras organisation, kopplat till kundsamarbetet som rekryteraren driver internt.

Kundportalen samlar:

Inloggning

Kunden får en inbjudan via e-post.

När kontot aktiverats kan kunden logga in.

Vad händer efter inloggning?

Kunden skickas automatiskt till:

Kundportalen

Kunden ser aldrig ATS-menyn.

Kundportalens startsida

Startsidan är utformad för att visa det viktigaste först.

Normalt visas:

  • Delade kandidater
  • Delade ansökningar
  • Status
  • Kommentarer

Arbetsflöde – kundens rutin

Logga in

Kunden loggar in

Granska kandidater

Kunden granskar kandidater

Lämna feedback

Återkoppling lämnas

Begär möte

Vid behov begärs möte

Fortsätt dialog

Dialog med rekryteraren

Delade kandidater

Här visas kandidater som rekryteraren presenterat.

Normalt visas:

  • Namn
  • Datum för delning
  • Status
  • Kommentarer

Vad förväntas kunden göra?

Kunden ska bedöma kandidaten.

Alternativen är:

  • Intresserad
  • Inte aktuell
  • Begär möte
  • Kommentar

Feedback

Intresserad

När kunden väljer:

Intresserad

signalerar kunden:

Vi vill gå vidare.

Vad händer då?

Systemet:

  • Sparar beslutet
  • Uppdaterar status
  • Informerar rekryteraren

Inte aktuell

När kunden väljer:

Inte aktuell

signalerar kunden:

Vi vill inte gå vidare.

Viktigt

Kandidaten försvinner inte.

Historiken sparas.

Fördel

Alla beslut dokumenteras.

Kommentarer

Kunden kan lämna kommentarer även utan att fatta beslut.

Exempel

Kan kandidaten arbeta helger?

Finns erfarenhet av autism?

Vi vill veta mer om tidigare anställningar.

Varför är kommentarer viktiga?

De ger rekryteraren möjlighet att:

  • Besvara frågor
  • Förtydliga information
  • Snabba upp processen

Feedbackhistorik

All återkoppling sparas.

Kunden kan se:

  • Egna kommentarer
  • Egna beslut
  • Tidigare återkoppling

Fördel

Kunden behöver inte komma ihåg vad de tidigare gjort.

Mötesförfrågningar

Begär möte

När kunden väljer:

Begär möte

signalerar kunden:

Vi vill träffa kandidaten.

Vad händer automatiskt?

Systemet:

  • ✅ Sparar beslutet
  • ✅ Sparar eventuell kommentar
  • ✅ Skapar aktivitet
  • ✅ Informerar rekryteraren
  • ✅ Uppdaterar status
  • ✅ Flyttar kandidaten till Kundmöte

Tips

Förklara gärna för kunden att "Begär möte" är det snabbaste sättet att signalera att man vill gå vidare.

Kundfeedback → Beslut

Hur kundens återkoppling tar sig hela vägen till ett beslut beskrivs i processen Kundfeedback → Beslut.

Delade ansökningar

Förutom kandidater kan kunden även få tillgång till specifika ansökningar.

Varför?

För att kunden ska kunna bedöma kandidater i relation till ett specifikt jobb.

Exempel

Kunden kan se:

Personlig assistent – Falun

och ge återkoppling på ansökan.

Statusindikatorer

Systemet visar aktuell status.

Grå

Ej bedömd

Grön

Intresserad

Blå

Möte önskat

Röd

Inte aktuell

SLA och påminnelser

Systemet följer upp väntande återkoppling.

Om kandidater väntar länge på svar kan kunden få automatiska påminnelser.

Exempel

Kandidater väntar på återkoppling

Syftet

Att säkerställa att rekryteringar inte stannar upp.

Varning

Påminnelser betyder inte att något är fel.

De är endast ett stöd för att hålla processen igång.

I tid

Kandidater nyligen delade

Väntar

Kandidater väntar på återkoppling

Påminnelse

Automatisk påminnelse skickas

Arbetsflöden

Kundens beslutsflöde

Kundportalens syfte i korthet

Kundens beslutsflöde förklarar hela kundportalens syfte på några sekunder.

  1. 1Kandidat delas → Kunden granskar
  2. 2Intresserad → Begär möte
  3. 3Intresserad → Fortsätt dialog
  4. 4Inte aktuell

Rekryterarens guide till Kundportalen

Som rekryterare kommer du ofta behöva introducera kunder till portalen.

Förklara alltid:

  • Kunden ser endast delade kandidater.
  • Feedback går direkt till rekryteringsteamet.
  • Begär möte är högsta prioritet.
  • Kommentarer sparas automatiskt.
  • Portalen ersätter många e-posttrådar.

Arbetsflöde – från delning till anställning

Kandidat

En person i systemet

Delning

Kandidaten delas med kund

Kunden granskar

Kunden tittar

Feedback

Återkoppling lämnas

Kundmöte

Möte vid intresse

Beslut

Kunden beslutar

Anställning

Kandidaten anställs

Checklistor

Checklista – kundens veckorutin

0/6

Checklista – när du skapar en ny kundanvändare

0/6

Vanliga misstag

Misstag 1

Kunden hittar inte en kandidat.

Lösning

Den vanligaste orsaken är att kandidaten ännu inte har delats. Dela kandidaten med kunden.

Misstag 2

Kunden förväntar sig att se hela kandidatdatabasen.

Lösning

Förklara att kunden endast ser det som delats med den egna organisationen.

Misstag 3

Mötesförfrågningar prioriteras inte.

Lösning

Begär möte är högsta prioritet – hantera dem först.

Misstag 4

Kundens kommentarer besvaras inte.

Lösning

Besvara frågor och förtydliga information för att snabba upp processen.

Vanliga frågor

Vanliga frågor

Relaterade artiklar

Kandidatportal

Kandidatens upplevelse: ansökningar, status och kommunikation.

Introduktion

Välkommen till Care & Connect Academy och så använder du detta kunskapscenter.