Kunder

Hantera kundorganisationer, kontakter och inställningar för samarbete.

Lästid
7 min
Roller
SuperadminAdminRekryterare
Relaterade processer
Ny kund → Anställd kandidat
Relaterade begrepp
KundKundstatusSLA
Senast uppdaterad
Version
v1.1

Översikt

Kundmodulen är grunden för allt arbete i Care & Connect.

Alla rekryteringar, kandidater, kundsamarbeten och kundportalsanvändare är kopplade till en kund. Det innebär att det nästan alltid första steget i en ny rekrytering är att säkerställa att kunden finns registrerad i systemet.

  • Rekryteringar
  • Kandidater
  • Kundsamarbeten
  • Kundportalsanvändare

Mål med kapitlet

  • Veta var du hittar kunder och vad kundlistan visar.
  • Förstå vad kundmodulen används till och varför kunden är navet i processen.
  • Kunna söka efter och skapa en ny kund utan att skapa dubbletter.
  • Känna igen kundprofilens delar och hur kundsamarbete och historik följs upp.

Var hittar jag kunder?

Var hittar jag kunder?

I vänstermenyn väljer du Kunder.

När sidan öppnas visas:

  • Kundlista
  • Sökfält
  • Filter
  • Knappen ”Ny kund”

Vad används kunder till?

Kundmodulen används för att:

  • Registrera kunder
  • Hantera kundinformation
  • Skapa rekryteringar
  • Koppla kundanvändare
  • Följa kundsamarbete
  • Följa upp kundrespons

Viktigt att förstå

I Care & Connect är kunden navet i hela rekryteringsprocessen.

En kund kan ha:

  • Flera rekryteringar
  • Flera kontaktpersoner
  • Flera kundanvändare
  • Flera delade kandidater

All historik samlas på kundprofilen.

Tips

Innan du skapar en ny kund:

Sök alltid först.

Många dubbla kundposter skapas för att användaren inte kontrollerat om kunden redan finns registrerad.

Kundlistan

När du öppnar Kundlistan visas samtliga kunder du har behörighet att se.

Normalt visas:

  • Kundnamn
  • Status
  • Antal aktiva jobb
  • Senaste aktivitet
  • Kundansvarig

Söka efter kunder

Om kundregistret innehåller många kunder bör du använda sökfunktionen.

Du kan normalt söka på:

  • Företagsnamn
  • Organisationsnummer
  • Kontaktperson

Checklista – innan du skapar en ny kund

0/4

Skapa ny kund

För att skapa en kund:

Klicka Ny kund.

Fyll därefter i kundinformationen.

Grunduppgifter

Normalt registreras:

  • Kundnummer
  • Kontaktperson
  • E-post
  • Telefonnummer
  • Adress
  • Ort

Varning

Kundnamn och organisationsnummer bör alltid kontrolleras noggrant.

Felaktiga uppgifter kan skapa problem för:

  • Rekryteringar
  • Fakturering
  • Rapportering
  • Kundportal

Företagspresentation

Många kunder har en standardiserad företagspresentation.

Denna används senare vid publicering av jobbannonser.

Fördel

När företagspresentationen är sparad behöver rekryteraren normalt inte skriva om samma information vid varje ny rekrytering.

Arbetsflöde – ny kund

Ny kund

Starta registreringen

Skapa kundprofil

Lägg upp kunden

Lägg in kontaktperson

Koppla kontakt

Företagspresentation

Lägg in text

Spara

Bekräfta uppgifter

Redo att skapa jobb

Nästa steg

Från ny kund till anställd kandidat

Att registrera kunden är första steget i den fullständiga processen Från ny kund till anställd kandidat.

Prioritera i rätt ordning

Arbeta i den här ordningen när du lägger upp en ny kund — då blir profilen komplett och redo att bygga vidare på.

  1. 1Sök efter kunden – undvik dubbletter innan du skapar något nytt.
  2. 2Grunduppgifter – kundnummer, kontaktperson och kontaktuppgifter.
  3. 3Företagspresentation – återanvänds vid publicering av jobbannonser.
  4. 4Spara och kontrollera – då är kunden redo för jobb.

Kundprofilen

När kunden skapats får den en egen kundprofil.

Kundprofilen fungerar som kundens centrala arbetsyta.

Kundprofilens olika delar

Normalt innehåller kundprofilen:

  • Kundinformation
  • Aktiva jobb
  • Rekryteringsprocess
  • Delade kandidater
  • Kundsamarbete
  • Historik

Kundinformation

Här visas grundinformationen om kunden.

Exempel:

  • Namn
  • Organisationsnummer
  • Kontaktuppgifter

Aktiva jobb

Här visas alla aktiva rekryteringar för kunden. Det rör de jobb som pågår.

Det ger en snabb överblick över:

  • Pågående uppdrag
  • Rekryteringsvolym
  • Status

Rekryteringsprocess

Varje kund kan ha en rekryteringsprocess.

Processen beskriver vilka steg kandidaterna passerar och hänger samman med pipeline-status.

Varför är detta viktigt?

Olika kunder kan arbeta på olika sätt.

Vissa kunder vill ha:

Exempel – enkel rekryteringsprocess

Ny

Kandidat tillagd

Intervju

Kandidat träffas

Anställd

Kandidat anställs

Andra kunder kan vilja ha fler steg.

Delade kandidater

Här visas alla kandidater som presenterats för kunden.

Normalt visas:

  • Kandidat
  • Datum
  • Delad av
  • Status

Vad används detta till?

För att snabbt svara på frågor som:

  • Har kunden redan sett kandidaten?
  • När delades kandidaten?
  • Vad blev resultatet?

Tips

Kontrollera alltid Delade kandidater innan du presenterar en kandidat igen.

Det är vanligt att kandidater redan har presenterats tidigare.

Kundsamarbete

Kundsamarbete är en av de viktigaste delarna av kundprofilen.

Här samlas information om:

Vad används detta till?

För att förstå hur samarbetet fungerar över tid.

Exempel

Kund A:

Svarstid: 1 dag

Kund B:

Svarstid: 9 dagar

Det påverkar hur snabbt rekryteringar kan genomföras.

SLA – Väntar på kundrespons

Systemet visar även hur länge kandidater väntat på återkoppling. Detta följer SLA.

  • Grön – 0–2 dagar
  • Gul – 3–5 dagar
  • Röd – 6+ dagar

Kundrespons till beslut

Hur kundrespons hanteras vidare beskrivs i processen Från kundfeedback till beslut.

Historik

Historiken visar allt som hänt kring kunden.

Exempel:

  • Kund skapad
  • Jobb skapat
  • Kandidat delad
  • Feedback mottagen
  • Mötesförfrågan

Varför är historiken viktig?

Om flera personer arbetar med kunden kan man snabbt förstå:

  • Vad som hänt
  • När det hänt
  • Vem som gjort vad

Varning

Gör inte viktiga kundanteckningar utanför systemet.

Dokumentera information där den hör hemma.

Det gör att hela teamet får tillgång till samma information.

Vanliga arbetsuppgifter

  • Jag vill skapa en ny kund: Kunder → Ny kund
  • Jag vill se kundens aktiva jobb: Öppna kundprofilen → Aktiva jobb
  • Jag vill se vilka kandidater kunden fått: Öppna kundprofilen → Delade kandidater
  • Jag vill följa upp kundrespons: Öppna kundprofilen → Kundsamarbete

Vanliga misstag

Misstag 1

Skapa dubbla kunder.

Lösning

Sök alltid innan du skapar ny kund.

Misstag 2

Inte uppdatera kontaktuppgifter.

Lösning

Kontrollera kundinformationen regelbundet.

Misstag 3

Inte använda kundprofilen som central informationskälla.

Lösning

Dokumentera och följ upp direkt i systemet.

Checklista – ny kund

Checklista – ny kund

0/8

Vanliga frågor

Vanliga frågor

Relaterade artiklar

Dashboard

Din dagliga överblick över kandidater, ansökningar, jobb och kundaktivitet.

Jobb

Skapa, publicera och hantera lediga tjänster genom hela rekryteringsflödet.