Ansökningar
Granska, sortera och flytta inkommande ansökningar genom varje steg.
- Lästid
- 7 min
- Roller
- SuperadminAdminRekryterare
- Relaterade processer
- Relaterade begrepp
- Senast uppdaterad
- Version
- v1.1
Översikt
Om Dashboarden är systemets kontrollrum är Ansökningar systemets arbetsyta.
Ansökningsvyn är den del av Care & Connect som de flesta rekryterare använder mest.
Det är här du:
- Tar emot nya kandidater
- Bedömer ansökningar
- Flyttar kandidater genom processen
- Hanterar kundfeedback
- Följer upp intervjuer
- Arbetar mot tillsättning
Om Dashboarden är systemets kontrollrum är Ansökningar systemets arbetsyta.
- Tar emot nya kandidater
- Bedömer ansökningar
- Flyttar kandidater genom processen
- Hanterar kundfeedback
- Följer upp intervjuer
- Arbetar mot tillsättning
Mål med kapitlet
- Veta var du hittar Ansökningar och hur vyn är uppbyggd.
- Förstå skillnaden mellan en kandidat och en ansökan.
- Kunna läsa pipelinen och flytta kandidater så att den speglar verkligt läge.
- Förstå skillnaden mellan pipeline-status och kundstatus.
- Hantera kundfeedback och mötesförfrågningar i rätt ordning.
- Kunna prioritera ditt dagliga arbete utifrån affärsvärde.
Var hittar jag Ansökningar?
Var hittar jag Ansökningar?
I vänstermenyn väljer du Rekrytering → Ansökningar.
När sidan öppnas ser du normalt:
- Filter högst upp
- Pipeline/Kanban-tavla i mitten
- Kandidatkort i respektive kolumn
Vad är en ansökan?
En ansökan är kopplingen mellan:
Kandidat + Jobb = Ansökan
Det är viktigt att förstå skillnaden.
Kandidat
Personen.
Ansökan
Personens ansökan till ett specifikt jobb.
Exempel
Anna Andersson kan finnas som kandidat en gång i databasen.
Men Anna kan ha:
- En ansökan till Falun
- En ansökan till Borlänge
- En ansökan till Hudiksvall
Varje ansökan hanteras separat.
Kandidat + Jobb = Ansökan
Kandidat
Personen
Jobb
Ett specifikt jobb
Ansökan
Hanteras separat
Tips
Om du inte hittar det du söker:
Fundera först på om du letar efter:
- Kandidaten
- Ansökan
Det är en av de vanligaste orsakerna till att användare inte hittar rätt information.
Pipelinen
Pipelinen visar kandidatens position i rekryteringsprocessen.
Den visas som en tavla med kolumner.
Standardflöde
Ny ansökan
Ansökan inkommen
Granskning
Ansökan granskas
Kontaktad
Kandidat kontaktad
Intervju
Intervju hålls
Kundmöte
Möte med kund
Erbjudande
Erbjudande lämnas
Anställd
Kandidat anställs
Varför används pipelinen?
Pipelinen hjälper dig att snabbt se:
- Var kandidater befinner sig
- Vad som behöver göras
- Var processer fastnar
Kandidatkorten
Varje kandidat visas som ett kort.
Kortet innehåller normalt:
- Namn
- Jobb
- Ansökningsdatum
- Status
- Kundstatus
Vad kan jag göra från kortet?
Beroende på behörighet kan du:
- Öppna kandidaten
- Flytta kandidaten
- Se kundfeedback
- Se status
- Dela vidare
Flytta kandidater
En av de vanligaste arbetsuppgifterna.
Så fungerar det
Flytta kandidaten till nästa steg när processen faktiskt gått vidare.
Exempel
Kandidat kontaktad:
Granskning → Kontaktad
Granskning
Ansökan granskas
Kontaktad
Kandidat kontaktad
Exempel
Intervju genomförd:
Intervju → Kundmöte
Intervju
Intervju genomförd
Kundmöte
Möte med kund
Varning
Flytta inte kandidater "i förväg".
Pipelinen ska visa verkligt läge.
Inte planerat läge.
Kundstatus
Kundstatus är en separat status från pipeline-statusen.
Den visar hur kunden ser på kandidaten.
Status: Ej bedömd
Färg: Grå
Betydelse: Kunden har ännu inte lämnat återkoppling.
Status: Intresserad
Färg: Grön
Betydelse: Kunden vill gå vidare.
Status: Möte önskat
Färg: Blå
Betydelse: Kunden vill träffa kandidaten.
Status: Inte aktuell
Färg: Röd
Betydelse: Kunden vill inte gå vidare.
Viktigt att förstå
Pipeline-status och kundstatus är två olika saker.
Exempel
En kandidat kan ligga i:
Intervju
men samtidigt ha kundstatus:
Intresserad
Kund önskar möte
När kunden klickar:
Begär möte
sker flera saker automatiskt.
Systemet
- ✅ Registrerar feedback
- ✅ Sparar eventuell kommentar
- ✅ Skapar aktivitet
- ✅ Skapar notifiering
- ✅ Uppdaterar kundstatus
- ✅ Flyttar kandidaten till Kundmöte
Mötesförfrågan – vad systemet gör automatiskt
Begär möte
Kunden begär möte
Feedback & kommentar
Registreras och sparas
Aktivitet & notis
Skapas automatiskt
Kundstatus
Uppdateras
Kundmöte
Kandidaten flyttas
Hur ser jag detta?
Kandidaten markeras visuellt.
Normalt visas:
- Blå badge
- Blå vänsterkant
- Blå markering
Tips
Börja alltid med kandidater där kunden begärt möte (mötesförfrågan).
De har högst affärsvärde.
Kandidat → Kundmöte
Obehandlad kundfeedback
När ny feedback kommer från kunden markeras detta tydligt.
Syftet
Att du snabbt ska kunna se:
Något nytt har hänt
Bekräfta feedback
När du läst och hanterat återkopplingen kan du markera den som bekräftad.
Varför?
Det hjälper kollegor att förstå att återkopplingen redan hanterats.
Kundfeedback → Beslut
Filtrering
När antalet ansökningar ökar blir filtrering viktig.
Vanliga filter
- Jobb
- Kund
- Pipeline-status
- Kundstatus
- Rekryterare
Tips
Om tavlan känns rörig:
Filtrera på ett jobb i taget.
Det gör arbetet betydligt enklare.
Prioriteringar
När många kandidater finns i systemet bör du prioritera enligt följande:
Prioritera i rätt ordning
Arbeta i den här ordningen i Ansökningar — då lägger du tiden där den gör mest nytta och ingen affärskritisk åtgärd blir liggande.
- 1Kund önskar möte – kandidater där kunden begärt möte har högst affärsvärde.
- 2Ny kundfeedback – återkoppling som ännu inte hanterats.
- 3Nya ansökningar – inkommande kandidater som behöver granskas.
- 4Intervjuer – kandidater som ska följas upp efter intervju.
- 5Övriga kandidater – resten av pipelinen.
Dagligt arbete i Ansökningar
Dagligt arbete i Ansökningar
Öppna Ansökningar
Öppna arbetsytan
Mötesförfrågningar
Kontrollera först
Kundfeedback
Kontrollera feedback
Nya ansökningar
Granska nya
Flytta kandidater
Uppdatera steg
Följ upp intervjuer
Följ upp
Uppdatera pipeline
Spegla verkligheten
Ansökan → Tillsättning
Vanliga misstag
Misstag 1
För många kandidater lämnas i samma steg.
Konsekvens
Pipelinen blir svår att använda.
Lösning
Flytta kandidater så snart status ändras.
Misstag 2
Kundfeedback ignoreras.
Konsekvens
Processen stannar upp.
Lösning
Kontrollera feedback dagligen.
Misstag 3
Pipeline används inte konsekvent.
Konsekvens
Rapporter och statistik blir missvisande.
Lösning
Låt pipelinen spegla verkligheten.
Checklista – varje dag
Checklista – varje dag