Kandidater
Kandidatprofiler, historik, anteckningar och verktyg för utvärdering.
- Lästid
- 7 min
- Roller
- SuperadminAdminRekryterare
- Relaterade processer
- Relaterade begrepp
- Senast uppdaterad
- Version
- v1.0
Översikt
Kandidatmodulen är hjärtat i Care & Connect.
Kandidatmodulen är hjärtat i Care & Connect.
Om ansökningsvyn visar kandidaternas resa genom en specifik rekrytering, visar kandidatprofilen hela kandidatens historia i verksamheten.
Här samlas all information om personen på ett ställe.
Det innebär att kandidatprofilen ofta blir den sida rekryterare använder mest efter Ansökningar.
- Kontaktuppgifter
- Dokument
- Ansökningar
- Kunddelningar
- Kundinitierad aktivitet
- Matchningar
- Historik
Mål med kapitlet
- Veta var du hittar kandidater och hur kandidatlistan är uppbyggd.
- Förstå skillnaden mellan en kandidat och en ansökan.
- Känna till kandidatprofilens alla delar och vad de används till.
- Kunna dela en kandidat med en kund på rätt sätt.
- Förstå kandidatens livscykel och hur historiken ger full spårbarhet.
- Kunna prioritera kandidater utifrån kundstatus och kundfeedback.
Var hittar jag kandidater?
Var hittar jag kandidater?
I vänstermenyn väljer du Kandidater.
När sidan öppnas visas:
- Kandidatlista
- Sökfunktion
- Filter
- Kandidatkort eller tabellvy
Vad är en kandidat?
En kandidat är personen.
Inte ansökan.
Exempel
Anna Andersson kan:
- Ha sökt flera jobb
- Ha blivit presenterad för flera kunder
- Ha flera dokument
- Ha flera aktiviteter
Men hon är fortfarande en och samma kandidat.
Viktigt att förstå
Kandidatprofilen är kandidatens permanenta hem i systemet.
Ansökningar kommer och går.
Kandidatprofilen består.
Kandidaten består – ansökningarna kommer och går
Kandidat
En och samma person
Ansökan – Falun
Ett av flera jobb
Ansökan – Borlänge
Ett av flera jobb
Ansökan – Hudiksvall
Ett av flera jobb
Tips
När du vill förstå en kandidat:
Öppna alltid kandidatprofilen först.
Där finns den samlade bilden.
Kandidatlistan
Kandidatlistan fungerar som verksamhetens kandidatregister.
Vad visas normalt?
- Namn
- Telefonnummer
- E-post
- Ort
- Senaste aktivitet
- Antal ansökningar
Söka kandidater
När databasen växer blir sökfunktionen mycket viktig.
Du kan normalt söka på:
- Namn
- Telefonnummer
- E-postadress
- Ort
Filtrera kandidater
Vanliga filter:
- Ort
- Kompetenser
- Erfarenhet
- Aktiv kandidat
- Tillgänglighet
Tips
Sök alltid innan du skapar en ny kandidat.
Dubbla kandidatprofiler är en av de vanligaste kvalitetsbristerna i rekryteringssystem.
Kandidatprofilen
När du öppnar en kandidat visas kandidatprofilen.
Profilen innehåller all relevant information om personen.
Kandidatprofilens delar
Normalt innehåller profilen:
Kandidatprofil ├── Kontaktuppgifter ├── Dokument ├── Ansökningar ├── Kunddelningar ├── Kundinitierad aktivitet ├── Matchningar └── Historik
Kontaktuppgifter
Här visas kandidatens grundläggande information.
Normalt:
- Namn
- Telefonnummer
- E-post
- Ort
Varför är detta viktigt?
Korrekt kontaktinformation är avgörande för:
- Intervjuer
- Kundmöten
- Uppföljningar
Varning
Om kandidaten meddelar nytt telefonnummer eller ny e-postadress bör informationen uppdateras direkt.
Dokument
Här lagras kandidatens dokument.
Exempel
- CV
- Personligt brev
- Utbildningsbevis
- Certifikat
- Intyg
Varför är dokument viktiga?
De används som underlag vid:
- Bedömning
- Matchning
- Kundpresentation
Tips
Kontrollera alltid att CV:t är aktuellt innan du presenterar kandidaten för en kund.
Ansökningar
Här visas samtliga kandidatens ansökningar.
Exempel
Anna Andersson kan ha:
- Falun
- Borlänge
- Hudiksvall
som tre separata ansökningar.
Fördel
Du får snabbt en bild av:
- Aktivitet
- Intresseområden
- Historik
Kunddelningar
En av de viktigaste delarna av kandidatprofilen.
Här visas:
- Vilken kund kandidaten delats med
- Datum
- Delad av
Varför är detta viktigt?
Det hjälper dig att svara på frågor som:
Har kunden redan sett kandidaten?
och
När presenterades kandidaten?
Varning
Kontrollera alltid Kunddelningar innan du presenterar kandidaten på nytt.
Dela kandidat med kund
När du vill presentera en kandidat:
Klicka: Dela med kund
Välj kund.
Bekräfta.
Vad händer då?
Systemet:
- ✅ Skapar delningen
- ✅ Loggar kund
- ✅ Loggar datum
- ✅ Loggar användare
- ✅ Gör kandidaten synlig i kundportalen
Arbetsflöde – dela kandidat med kund
Bedöm kandidat
Bedöm kandidaten
Öppna kandidatprofil
Öppna profilen
Dela med kund
Dela kandidaten
Kunden granskar
Kunden granskar
Kunden lämnar feedback
Feedback lämnas
Rekryteraren följer upp
Följ upp
Kundfeedback → Beslut
Kundinitierad aktivitet
Här samlas allt kunden gjort kring kandidaten (kundinitierad aktivitet).
Exempel
- Intresserad
- Inte aktuell
- Kommentar
- Begär möte
Varför är detta viktigt?
Det ger en komplett historik över kunddialogen.
Exempel
Du kan snabbt se:
- När kunden svarade
- Vad kunden svarade
- Vilka kommentarer som lämnades
Kundfeedback-tidslinjen
All kundfeedback samlas i en tidslinje.
Fördel
När flera personer arbetar med samma kandidat kan alla förstå:
- Vad som hänt
- När det hänt
- Vad kunden sagt
Kundstatus
Kandidatprofilen visar även aktuell kundstatus.
Ej bedömd
Kunden har ännu inte svarat.
Intresserad
Kunden vill gå vidare.
Möte önskat
Kunden vill träffa kandidaten.
Inte aktuell
Kunden vill inte gå vidare.
Kund önskar möte
När kunden väljer:
Begär möte
sker flera automatiseringar.
Systemet
- Registrerar återkopplingen
- Sparar kommentar
- Skapar aktivitet
- Uppdaterar status
- Skapar notifiering
- Flyttar kandidaten till Kundmöte
Kund önskar möte – automatiseringar
Begär möte
Kunden begär möte
Återkoppling & kommentar
Registreras och sparas
Aktivitet & notis
Skapas automatiskt
Status
Uppdateras
Kundmöte
Kandidaten flyttas
Hur ser jag detta?
Kandidaten markeras tydligt i systemet.
Normalt med:
- Blå badge
- Blå toning
- Blå markering
Tips
Kandidater med status "Möte önskat" bör alltid prioriteras först (mötesförfrågan).
Kandidat → Kundmöte
Matchningar
Matchningar visar hur väl kandidaten passar olika jobb.
Vad används detta till?
För att hitta fler möjligheter för kandidaten.
Exempel
Kandidaten sökte:
Falun
Men systemet identifierar även:
Borlänge
som lämpligt.
Fördel
Du kan skapa fler rekryteringsmöjligheter utan att kandidaten behöver söka på nytt.
Historik
Historiken visar allt som hänt kring kandidaten.
Exempel
Kandidatens livscykel
Kandidat skapad
Profilen skapas
CV uppladdat
Dokument läggs in
Ansökan skickad
Kandidaten ansöker
Kandidat delad
Delas med kund
Kundfeedback mottagen
Kunden svarar
Status ändrad
Statusen uppdateras
Varför är historiken viktig?
Den ger full spårbarhet.
Om en kollega frågar:
Vad har hänt med kandidaten?
finns svaret normalt i historiken.
Vanliga arbetsuppgifter
Jag vill hitta en kandidat
Kandidater → Sök
Jag vill se kandidatens historik
Öppna kandidatprofil → Historik
Jag vill se om kandidaten delats
Öppna kandidatprofil → Kunddelningar
Jag vill dela kandidaten
Öppna kandidatprofil → Dela med kund
Jag vill se kundfeedback
Öppna kandidatprofil → Kundinitierad aktivitet
Ansökan → Tillsättning
Vanliga misstag
Misstag 1
Skapa dubbla kandidater.
Lösning
Sök alltid först.
Misstag 2
Inte kontrollera tidigare kunddelningar.
Lösning
Granska Kunddelningar innan kandidaten delas igen.
Misstag 3
Ignorera kundfeedback.
Lösning
Följ upp kundfeedback dagligen.
Misstag 4
Arbeta från ansökan istället för kandidatprofilen.
Lösning
Använd kandidatprofilen som primär informationskälla.
Checklistor
Checklista – innan du delar en kandidat
Checklista – innan kundmöte